euraki
Rechtliches

Datenschutz

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung des Dienstes euraki.

Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO)

K&K Software AG Bgm.-Weigand-Straße 8 97447 Gerolzhofen Deutschland

Vertreten durch: Arnulf Koch

Telefon: 09382-3102-0 E-Mail: info@kk-software.de

Weitere Angaben zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

Datenkategorien und Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Rechtsgrundlagen

Hosting

euraki wird auf von uns betriebener Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland gehostet. Chat-Inhalte und Datei-Anhänge werden dort verschlüsselt gespeichert (mit einem benutzerspezifischen Datenschlüssel; siehe die Abschnitte zu Chat-Persistenz und Datei-Uploads).

Inferenz-Provider (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO)

Zur Erbringung der KI-Funktion werden die Inhalte einer Konversation (Nachrichtentexte, der System-Prompt des gewählten Modells, bei Vision-Anfragen Bild-Anhänge sowie ggf. Tool-Ergebnisse) zum Zeitpunkt der Anfrage an einen externen Inferenz-Dienstleister übermittelt, der das jeweils gewählte Sprachmodell betreibt. Die Übermittlung erfolgt über ein von uns selbst betriebenes Inferenz-Gateway; Kontodaten (E-Mail-Adresse, Name) oder andere kontobezogene Identifier werden dabei nicht an den Provider übertragen.

Wir setzen folgende Inferenz-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags — die Beantwortung der Chat-Anfrage durch ein Sprachmodell ist die Kernleistung des Dienstes).

Speicherdauer beim Provider: Die Provider verarbeiten die übermittelten Inhalte zur Beantwortung der Anfrage; Aufbewahrung und Löschung beim Provider richten sich nach dem jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die dauerhafte Speicherung der Konversation erfolgt ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur (siehe „Speicherdauer").

Hinweis: Welches Modell (und damit welcher Provider) eine Anfrage beantwortet, bestimmt die nutzende Person durch die Modell-Auswahl in der Konversation.

E-Mail-Versand

Für Transaktions-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset, Änderungs- und Tarif-Bestätigungen) verarbeiten wir die E-Mail-Adresse des Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es findet kein Newsletter- oder Werbeversand statt.

Speicherdauer

Chat-Inhalte werden standardmäßig 365 Tage aufbewahrt. Nutzerinnen und Nutzer können in den Kontoeinstellungen eine kürzere Speicherdauer aus den Werten 7, 30, 180 oder 365 Tagen wählen. Anwendungs-Logs werden nach 30 Tagen rotiert. Buchhaltungsrelevante Daten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Betroffenenrechte (Art. 15–22 DSGVO)

Betroffene haben das Recht auf:

Anfragen richten Sie bitte an info@kk-software.de. Den Datenexport (Art. 15/20 DSGVO) und die Konto-Löschung (Art. 17 DSGVO) können Sie außerdem jederzeit selbstständig in den Kontoeinstellungen auslösen.

Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach — https://www.lda.bayern.de.

Diese Website verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies (Session, CSRF-Schutz). Es findet kein Tracking, kein Profiling und keine Drittanbieter-Analyse statt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

Web-Suche & Web-Fetch

Nutzerinnen und Nutzer der Tarife Pro, Ultra und Enterprise können in einer Konversation aktiv die Funktionen Web-Suche und Web-Abruf (Abruf einer HTTPS-Seite) auslösen. Diese Funktionen werden ausschließlich auf explizite Anweisung des Sprachmodells (im Auftrag der nutzenden Person) ausgeführt — niemals automatisch im Hintergrund.

Die Suchanfragen werden über einen von uns selbst betriebenen, datensparsamen Suchvermittler an externe Such-Engines weitergeleitet. Konkret werden dabei folgende Suchanbieter im Namen der nutzenden Person kontaktiert:

Die Abfrage erfolgt ohne Übermittlung des Nutzerkontos, der E-Mail-Adresse oder anderer kontobezogener Identifier — der Suchvermittler anonymisiert die Anfragen und entfernt eindeutige Tracking-Parameter. Es findet keine Profilbildung durch den Suchvermittler selbst statt (Telemetrie und Metriken sind deaktiviert).

Der Wortlaut der Suchanfrage wird jedoch an den jeweils ausgewählten Suchanbieter übermittelt, weil das die technische Voraussetzung jeder Suche ist. Diese Übermittlung erfolgt nur, wenn ein Pro-, Ultra- oder Enterprise-Konto die Web-Suche aktiv auslöst. Im Free-Tarif wird niemals eine solche Suchanfrage ausgelöst (technisch durch das Tarif-Berechtigungs-Gating sichergestellt).

Beim Web-Abruf ruft die Anwendung die vom Sprachmodell genannte HTTPS-Adresse direkt ab. Übermittelt werden dabei nur die HTTP-Standard-Header (allgemeiner User-Agent, Accept-Liste); keine Cookies, keine Nutzerkonten-Identifier, keine Referer-Header mit Nutzerbezug.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags — die Funktionen sind ein Bestandteil der gebuchten Tarif-Leistung).

Speicherdauer: Die vollständigen Ergebnisse einer Web-Suche bzw. eines Web-Abrufs werden verschlüsselt zusammen mit der Chat-Nachricht gespeichert (gleiche Speicherdauer wie der Nachrichtentext: 7 / 30 / 180 / 365 Tage je nach Einstellung). Beim DSGVO-Auskunftsexport (Art. 15 DSGVO) werden diese Ergebnisse mit ausgegeben.

Widerruf: Die Verarbeitung kann jederzeit durch Wechsel in den Free-Tarif unterbunden werden — bestehende Ergebnisse werden mit der zugrunde liegenden Nachricht gelöscht, sobald die gewählte Speicherdauer ausläuft oder die Konversation manuell gelöscht wird.

Datei-Uploads (Bilder + PDFs)

Pro-, Ultra- und Enterprise-Nutzende können Bilder und PDF-Dokumente an Chat-Nachrichten anhängen. Die Verarbeitung folgt denselben Datenschutz-Grundsätzen wie der Nachrichtentext:

Zweck:

Speicherort: Hochgeladene Dateien werden ausschließlich auf einem von uns betriebenen Server in Deutschland gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt mit demselben benutzerspezifischen Datenschlüssel abgelegt, der auch die Nachrichteninhalte schützt.

Inhaltsprüfungen: Bei jedem Upload führen wir eine Prüfung des Dateityps (Allowlist) und eine Prüfung der Dateisignatur durch (Ablehnung von ausführbaren Dateien, ZIP-Bomben etc.). Maximalgröße pro Datei: 10 MiB.

Auftragsverarbeitung: Bei Bild-Anhängen werden die Bilddaten an den Inferenz-Provider übertragen, der das gewählte Vision-Modell hostet (siehe Abschnitt „Inferenz-Provider"). Der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag regelt den Verbleib und die Löschung der Daten beim Provider.

Speicherdauer: Datei-Anhänge unterliegen derselben Aufbewahrungs- frist wie die zugehörige Konversation (7 / 30 / 180 / 365 Tage). Mit Ablauf der Frist oder bei manueller Konversations-Löschung werden die Dateien entfernt; der DSGVO-Auskunftsexport (Art. 15 DSGVO) enthält pro Nachricht eine Liste der Anhänge inkl. Dateiname, Dateityp, Größe, Prüfsumme und (für PDFs) den extrahierten Klartext.

Bei Account-Löschung (Art. 17 DSGVO): Alle Dateien werden unwiederbringlich gelöscht — zuerst die verschlüsselten Inhalte, dann die zugehörigen Datensätze, dann der persönliche Datenschlüssel des Nutzers (Krypto-Löschung). Selbst wenn ein Backup mit den verschlüsselten Inhalten existieren würde, wäre eine Entschlüsselung ohne den nun gelöschten Datenschlüssel kryptographisch ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Datei-Uploads sind ein optionaler Bestandteil der gebuchten Tarif-Leistung (nicht im Free-Tarif verfügbar).

Widerruf: Wechsel in den Free-Tarif deaktiviert die Upload- Funktion. Bestehende Anhänge folgen der konfigurierten Aufbewahrungs- frist und können jederzeit manuell durch Löschen der Konversation entfernt werden.

Audit-Log (Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse)

euraki protokolliert sicherheits- und identitätsrelevante Ereignisse (Login, Logout, Account-Lösch-Anfragen, Datei-Uploads, Tarif-Änderungen, …) in einem internen Audit-Log. Dieses Log dient ausschließlich der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und der Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO).

Inhalte des Audit-Logs: Pro Ereignis werden ein Zeitstempel, eine Aktions-Kategorie (z. B. „Login erfolgreich"), der betroffene Account, die Quell-IP und einige technische Metadaten protokolliert. Inhalte von Nachrichten, Dateien oder KI-Antworten werden NICHT im Audit-Log gespeichert — die Metadaten enthalten ausschließlich technische Angaben (Prüfsummen, Größenangaben, Dateitypen, Konversations-Kennungen).

Einsichtnahme: Der Audit-Log ist über eine interne Verwaltungs- Oberfläche einsehbar. Der Zugriff ist auf namentlich autorisiertes Administrations-Personal beschränkt. Anonyme oder nicht-autorisierte Zugriffsversuche werden abgewiesen und können ihrerseits ein Audit-Ereignis auslösen.

Anonymisierung bei Account-Löschung (Art. 17 DSGVO): Wird ein Account gelöscht, werden alle zugeordneten Audit-Einträge auf einen anonymen Platzhalter umgeschrieben. Die ursprüngliche Nutzer-Zuordnung ist anschließend nicht mehr ermittelbar; die Verwaltungs-Oberfläche zeigt solche Einträge als „Gelöschter Nutzer (DSGVO Art. 17)". Das Audit-Log bleibt aus Rechenschaftsgründen erhalten, ist aber auf die gelöschte Person nicht mehr re-identifizierend.

Export: Die Verwaltungs-Oberfläche erlaubt den Export eines gefilterten Audit-Ausschnitts als Datei. Dieser Export ist ausschließlich für autorisiertes Admin-Personal zur Weitergabe an die/den Datenschutzbeauftragte/n bzw. an Aufsichtsbehörden bestimmt. Die Aufbewahrung und sichere Vernichtung exportierter Dateien unterliegt der internen Betriebs- und IT-Sicherheits-Organisation des Verantwortlichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung — Nachweisbarkeit der Verarbeitungstätigkeiten) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse — Erkennung und Abwehr von Sicherheitsvorfällen).

Speicherdauer: Audit-Einträge sind unveränderlich und werden nicht durch Nutzer-Aktionen gelöscht. Die Aufbewahrungs-Politik unterliegt der internen Betriebsorganisation des Verantwortlichen.

Administrative Eingriffe (Verwaltungs-Konsole)

euraki stellt autorisiertem Administrations-Personal eine interne Verwaltungs-Konsole bereit, die folgende DSGVO-relevante Operationen erlaubt:

Admin-getriggerter Datenexport (Art. 15 DSGVO)

Das Administrations-Personal kann den vollständigen Datenexport eines Nutzers anstoßen. Der Export ist identisch zur Self-Service-Variante, die Nutzende selbst in den Kontoeinstellungen auslösen können. Der Admin-Trigger wird im Audit-Log protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht), unterstützend bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen, die nicht direkt über die Self-Service- Oberfläche eingereicht werden konnten.

Admin-getriggerte Account-Löschung (Art. 17 DSGVO)

Das Administrations-Personal kann einen Nutzer-Account unwiderruflich löschen. Die Lösch-Semantik ist identisch zur Self-Service-Variante:

Rechtsgrundlage: Art. 17 DSGVO (Recht auf Löschung); die Admin-Variante wird genutzt, wenn der Nutzer den Antrag per Brief / Telefon / DPO-Vermittlung einreicht und keinen Zugang zur Self-Service-Oberfläche hat.

Aufbewahrung der administrativen Audit-Einträge

Die durch administrative Eingriffe erzeugten Audit-Einträge folgen dem allgemeinen Audit-Aufbewahrungs-Regime (siehe oben „Audit-Log"). Es gibt keinen separaten Lösch-Mechanismus für administrative Audit-Einträge — sie sind Teil der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) gegenüber Aufsichtsbehörden.

Manuelles Billing

euraki dokumentiert bezahlte Tarif-Upgrades in einem internen Nachweis-Register. Der Geldfluss selbst läuft außerhalb des Systems (SEPA-Überweisung, externes Buchhaltungs-Tool); euraki ergänzt nur die Nachweis-Schicht für den manuellen Tarif-Wechsel-Workflow.

Unveränderlichkeit (Art. 5 DSGVO Rechenschaftspflicht)

Die Nachweis-Einträge sind unveränderlich: Sie werden nach der Erstellung weder geändert noch gelöscht.

Pseudonymisierung statt Löschung (Art. 17 DSGVO ↔ § 257 HGB)

Art. 17 DSGVO verlangt das Recht auf Löschung; § 257 HGB verlangt eine mehrjährige Aufbewahrung von Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen. Die beiden Vorschriften kollidieren bei gelöschten Nutzer-Accounts mit vorhandener Tarif-Nachweis-Historie.

Kompromiss: Statt der physischen Löschung der Nachweis-Einträge wird bei einer Account-Löschung die Nutzer-Zuordnung auf einen anonymen Platzhalter umgeschrieben.

Keine Zahlungsdaten gespeichert

euraki speichert im Rahmen des manuellen Billings KEINE Zahlungsdaten:

Als Rechnungsbezug wird lediglich ein opaker Klartext-String gespeichert, den das Administrations-Personal manuell aus dem externen Buchhaltungs-Tool übernimmt (z. B. „INV-2026-0341" oder „SEPA-Eingang-7311"). Dieser String hat keine strukturierte Semantik, die einen Rückschluss auf Bankkonten oder Karten erlaubt.

Konsequenz: Das manuelle Billing unterliegt nicht dem PCI-DSS-Scope. Der Rechnungsbezug zählt für DSGVO-Zwecke als „Freitext-Identifier mit Rechnungs-Bezug" — keine besondere Datenkategorie nach Art. 9.

Interne Notizen (niemals für Nutzende sichtbar)

Zu einem Tarif-Nachweis kann das Administrations-Personal eine rein interne Notiz erfassen. Diese Notiz ist strikt admin-intern:

Bestätigungs-E-Mail an Nutzende

Nach einem erfolgreichen Tarif-Wechsel wird eine deutsche Bestätigungs-Mail an die E-Mail-Adresse des Kontos versandt. Inhalte:

Was die Mail NICHT enthält:

Aufbewahrung der Nachweis-Einträge

Die Tarif-Nachweis-Einträge werden für die handelsrechtliche Pflicht-Dauer aufbewahrt. Es gibt keinen automatisierten Lösch-Mechanismus. Bei Account-Löschung findet die oben beschriebene Pseudonymisierung statt; die Einträge selbst bleiben bestehen.

KI-Recherche-Assistent (Sub-Agent)

Für die Tarife mit Recherche-Funktion kann das Sprachmodell einen nachgelagerten Recherche-Assistenten beauftragen, der eine Teilaufgabe eigenständig recherchiert (z. B. „Vergleiche React und Vue hinsichtlich Performance"). Die dabei entstehenden Recherche-Verläufe sind ein persistenter Bestandteil der jeweiligen Chat-Konversation und unterliegen denselben Datenschutz-Disziplinen wie die übrige Chat-Persistenz.

Unveränderlichkeit der Recherche-Verläufe (Art. 5 DSGVO)

Ein Recherche-Verlauf (Auftrag → Suche/Abruf → Zwischenergebnis → Zusammenfassung) wird nur ergänzt, niemals nachträglich verändert oder einzeln gelöscht. Hintergrund: Der Verlauf eines Recherche-Laufs ist nachvollziehbare Evidenz für Recherche-Audits und DSGVO-Inspektionen.

Aufbewahrung an die Konversation gekoppelt (Art. 17 DSGVO)

Die Recherche-Verläufe werden zusammen mit der zugrunde liegenden Chat-Konversation gelöscht: Wird die Konversation gelöscht (durch Ablauf der Speicherdauer, manuelle Löschung oder Account-Löschung), werden die zugehörigen Recherche-Verläufe automatisch mit entfernt. Die Aufbewahrung entspricht damit exakt der Aufbewahrung der Konversation — keine eigenständige Speicherfrist, keine separaten Lösch-Jobs (Grundsatz der Datenminimierung).

Bei der Account-Löschung wird — wie beim manuellen Billing — die Nutzer-Zuordnung der Recherche-Verläufe auf den anonymen Platzhalter umgeschrieben, damit die Audit-Trail-Integrität (Rechenschaftspflicht) bei vollständiger Anonymisierung der betroffenen Person erhalten bleibt.

Keine Zahlungs- oder Identitätsdaten in den Recherche-Verläufen

Die Inhalte eines Recherche-Laufs sind Recherche-Inhalte — vom Sprachmodell formuliert, nicht von der nutzenden Person direkt. Es werden keine Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, IBAN, Rechnungsbeträge) und keine Identitätsdaten (E-Mail, echter Name) im Recherche-Verlauf verarbeitet:

Der Recherche-Verlauf ist damit für die DSGVO-Auskunft (Art. 15) als Bestandteil der Konversations-Historie relevant und wird vom selben Export-Mechanismus mit ausgegeben.

Logging-Disziplin

Wie bei allen Verarbeitungen von Nutzer-Inhalten gilt: In den Anwendungs-Logs werden ausschließlich technische Kennzahlen (Kennungen, Anzahlen, Dauern, Ergebnis-Status) festgehalten — niemals die Inhalte der Aufträge, Antworten oder Recherche-Ergebnisse.